Utilisation de Mattermost au sein de MJC de France

Qu'est-ce que Mattermost et que permet ce logiciel libre ?

Selon Wikipedia Mattermost est un logiciel et un service de messagerie instantanée libre auto-hébergeable. Il est conçu comme un chat interne pour les organisations et les entreprises, ainsi qu'un logiciel de gestion de projets, et est présenté comme une alternative à Slack et Microsoft Teams.

Les points importants à retenir quant à ses fonctionnalités :

• Envoyer des messages directs ou créer des conversations de groupe
• Organiser des canaux de discussions par équipe, projet ou sujet
• Partager des fichiers et documents
• Personnaliser vos notifications pour les minimiser et éviter d'être trop souvent interrompu.

L'instance de Mattermost (autrement dit le service installé sur un serveur) est hébergée par Paquerette.eu. Cette structure fait partie des Chatons (Collectifs des Hébergeurs Alternatifs Transparents Ouverts Neutres et Solidaires), ce qui améliore nettement notre maîtrise des données qui circulent puisque Paquerette est tenue de respecter cette charte.

Comment rater l'usage de Mattermost au sein du réseau ?

Autrement exprimé, quelles questions faut-il se poser pour un usage serein, raisonné et complémentaire des usages que nous avons déjà ?

En effet, un outil de discussion instantané est souvent présenté comme la solution pour diminuer le nombre trop important de mails. Or, mal utilisé, une messagerie instantanée peut provoquer une surcharge (avec des redondances de contenus entre les mails et l'outil de messagerie instantanée) et contribuer à hacher le travail si les notifications sont trop nombreuses.
Bref, si au bilan, on constate un flux supplémentaire à des mails déjà trop nombreux alors, on aura raté l'adoption Mattermost.

Quelques clés pour maîtriser notre usage commun de Mattermost

• Mattermost est à penser avec une logique temporelle de l'ordre de la journée. Là où le mail peut tolérer une attente de l'ordre d'une semaine pour répondre, la logique "instantanée" de Mattermost doit rarement laisser dépasser la journée. On est plutôt sur une logique synchrone même si des délais de réponses (quand cela attend une réponse) de la 1/2 journée sont encore cohérents.

• Mattermost ne doit pas devenir un lieu de stockage de fichiers même s'il permet (et c'est une de ses fonctionnalités) cela. C'est un peu comme la pièce jointe de mail : si elle est importante, elle doit être stockée ailleurs.

• Il est important de bien définir à quoi servent les canaux qui sont créés.

• Régler les notifications de manière à ce qu'elles soient les moins intrusives possibles. Une bonne pratique peut consister à les désactiver toutes et à aller volontairement regarder si des messages sont apparus sur les canaux qui vous concernent à la fréquence que vous souhaitez.

• Partager votre ressenti aux autres quand vous estimez que le flux est trop important et que vous ne parvenez plus à suivre. Signaler par exemple que vous "décrochez" (on espère à ce moment là que le collectif se dira qu'il faut ralentir plutôt que de dire "tant pis" :).

• Si plusieurs échanges s'accumulent, n'hésitez pas à faire une synthèse en quelques mots des épisodes précédents pour les personnes qui n'ont pas pu suivre. Un modérateur ou une modératrice peut être désignée pour cadrer les discussions, produire d'éventuelles synthèses et clore les discussions si besoin.

• Questionner le nombre de personnes présentes sur un canal et subdiviser si le flux est trop important.

• Faire un retour d'usage tous les 4/5 mois en réunion des DR.

• Identifier des canaux pour les urgences (qui doivent être questionnés s'ils sont utilisés trop fréquemment) et des canaux à usage plus "tranquilles".

• Oser demander un accompagnement, au minimum pour la prise en main.

Concrètement

Mise en place

Un message d'invitation vous parviendra dans les jours qui suivront un mail annonçant l'ouverture progressive de Mattermost aux DR de MJC de France.

• si vous ne recevez pas ce mail, informez lcosty@mjc-de-france.fr.
• si vous ne souhaitez pas intégrer l'outil, répondez à la liste pour le dire afin que l'on ne vous oublie pas pour des communications et que l'on puisse relayer sur la liste mail pour les plus importantes d'entre elles.

Vous pouvez, en fonction de vos habitudes et préférences :

• utiliser votre navigateur pour rejoindre le serveur à l'adresse https://agora.mjc-de-france.org ou
• installer le client local en le téléchargeant sur le site https://mattermost.com/apps/

Une version pour mobile est aussi disponible si vous le souhaitez.

Usage

Au fur et à mesure que les DR rejoindront l'outil, vous aurez la possibilité d'ouvrir une discussion avec l'un·e d'entre eux en cliquant sur "message personnel" et en recherchant le membre.

Enfin, il faudra définir ensemble un canal et de son usage en réunion de DR pour éviter de redonder l'usage actuel de la liste mail.

Exemple d'usages (indicatif) au sein de l'équipe de MJC de France

Pour une équipe inférieure à 10 comme celle de MJC de France, les canaux définis ci-dessous (propre à un salarié) semblent adaptés et il n'y a pas eu à ce jour de constat de surchauffe. C'est néanmoins à surveiller avec le temps.

Un canal général permet à chaucun·e le matin de dire en une ligne, bonjour, s'il ou elle sera au siège ou en télétravail et de préciser si il ou elle participera à une réunion particulièrement importante pour MJC de France. Cela permet aussi de coordonner des aspects logistiques (venue du plombier, soucis Internet, ec.).

Le canal veille permet de communiquer des informations sur les MJC dans la presse, des projets de lois en discussion, etc.

---